一、档案数字化工作所有人员必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《档案数字化外包安全管理规范》等有关法规制度。
二、承担档案数字化外包服务的加工机构（含数字化监理机构，以下简称“服务机构”），须与档案馆签订《档案数字化项目安全责任书》及《档案数字化加工安全保密协议》，保证严守国家秘密，确保档案信息和项目保密信息不外泄。
三、服务机构应对参与档案数字化工作的人员进行身份审查，开展保密教育，签署保密承诺书，将工作人员基本信息汇总报档案馆备案。
四、服务机构应在指定的工作区域和时间范围内进行档案数字化加工，不得从事与数字化项目无关的业务。严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种或个人物品进入数字化加工场所。
五、数字化加工场所配备视频监控设备，监控数据留档备查。
六、数字化项目使用的计算机及扫描仪等设备须采用技术手段或专业设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如 USB接口、红外线、蓝牙、 SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
七、使用国产设备和正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
八、档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
九、由服务机构配备的计算机、打印机及扫描设备等进入工作场所，必须由档案馆全面检查后方可入场使用，项目结束后须将项目涉及的电脑硬盘、移动硬盘、光盘等具有存储功能的设备全部移交档案馆。
十、 服务机构安排专人管理硬盘、光盘等介质，以及各种台账资料等，不得将档案资料带出加工场所，不得损毁、遗失档案，不得以任何方式复制、抄录、记载档案信息。
十一、档案原件按数字化计划每日提取，档案馆和服务机构履行出入库和交接手续。
十二、档案馆工作人员对数字化成果进行核验，确保达标；对已完成数字化加工的档案原件进行检查，确保档案原件准确、完好。
十三、 档案数字化工作中形成的文字材料、更换的废旧卷封等，均由档案馆集中统一处理。
十四、违反本规定者，视情节轻重给予相应处理。如构成犯罪的，依据相关法律追究其责任。
