ISO 30300:2020《信息与文献 文件管理：核心概念与术语》（Information and documentation-Records management-Core concepts and vocabulary）于2020年4月发布，主要目标是为整个文件管理领域建立共识，提供连贯、一致的标准与术语。其研制方法论与ISO 30200:2011基本相同，不同的是考虑了全球数字转型背景下文件数字方式形成和管控的新挑战和新需求，对过程和要素有了新的诠释。
ISO 30300:2020是文件管理领域的专门性术语标准，也是国际标准化组织信息与文献标准化技术委员会档案（文件）管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）的基础性术语标准，现被作为ISO/TC46/SC11各工作组起草标准术语部分的工作依据。ISO/IEC TS 17021-14:2022、ISO 30302:2022等5个国际标准将其作为规范性引用文献。同时，据不完全统计，目前该标准已经被24个国家等同采用为国家标准，且全部为现行标准，并被翻译成10多种语言。还有不少国家正在进行采标程序，其中,作为牵头起草国的中国目前也正在推进ISO 30300:2020的国内转标程序。
修订后的ISO 30300:2020标准中新增了“3.2鉴定相关术语”系列，其中明确将“3.3.1鉴定（appraisal）”定义为“分析和评估业务功能和流程、业务背景和风险以确定文件要求”。同时，该标准将“文件要求（records requirement）”和“风险管理（risk management）”纳入到鉴定术语集合中，其中，“文件要求”是指对业务功能、活动或交易的证据以及记录过程的要求，包括需要保存文件的方式和时间；“风险管理”是指指导和控制某个组织内风险的协调性活动。
一、ISO 30300:2020中鉴定概念的内涵扩展
ISO 30300:2020中关于鉴定的概念界定与传统档案领域对于鉴定的界定不尽相同。在传统的档案鉴定理论和实践中，档案鉴定以主客体档案价值为理论基础，在此实践基础上建立的档案鉴定概念是针对档案价值的鉴定，也即是说，鉴定就是对档案的内容、来源背景、价值实现方式和属性等进行鉴定，评估档案价值，确定保管时间，简而言之，就是把鉴定作为档案管理过程中的一个重要环节，以鉴定档案价值来作为评估文件保存要求或处置权限的依据。在我国档案管理实践中，鉴定概念要更为复杂，按照鉴定时期和主体的不同，鉴定又可分为归档鉴定、进馆鉴定和期满鉴定，但是整个过程依然贯穿价值鉴定这个基本点不变。然而在此次界定中，鉴定概念出现了多方面的内涵扩展：
第一，从鉴定理念来说，由静态的价值鉴定扩展为动态的流程鉴定。以往的鉴定概念是静态的终端鉴定，鉴定完后即确定档案的保管期限和处置方式，是一个递进式的线性推进过程；而ISO 30300:2020的鉴定概念覆盖文件管理的全流程，即贯穿文件的创建/捕获、流转/运行到最终处置的全过程，并且这个鉴定过程是一个重复循环、连续性的运行过程，并不局限在一个静态的业务管理环节上。
第二，从鉴定对象来说，由对“档案”的鉴定扩展为对“文件”的鉴定。以往的鉴定概念侧重于对档案的价值鉴定以确定其最终的处置方式，但是ISO 30300:2020对鉴定概念的界定更多体现为对文件的鉴定，并且这个文件是“大文件”概念，即贯穿文件形成到销毁或永久保存整个过程，包括创建期的文件、现行和半现行期的文件以及非现行期的档案。
第三，从鉴定内容来说，由对档案的价值判断扩展为对文件管理风险的分析。传统档案价值鉴定强调的是通过一定的价值判断标准来完成对档案的鉴别和处置，这其中形成了众多的档案鉴定理论，如西方的文件双重价值学说、中国的档案双元价值理论等等。与之不同的是，ISO 30300:2020对鉴定的界定并没有凸显价值要素，而是强化了管理过程和文件需求分析，要求不断收集和关注多样的背景变化、文件要求、业务需求、监管需求等各种处在动态变化中的信息，不断调整鉴定流程和划分鉴定范围，实现文件的风险管理。在这个过程中，文件鉴定的内容实际上突出了鉴定作为文件要求及风险管理的重要依据。
最后，从鉴定目标来说，由证据和记忆的留存扩展为有效支持问责和促进组织发展。在传统档案管理环节中，积极开展档案鉴定工作，最终目的在于使具有长久保存价值的档案得到有效的保管，建设代代相传的独特且不可替代的档案遗产；但是在ISO 30300:2020中，鉴定目的除了确定有可能构成档案遗产的一部分的文件之外，更重要的是确保文件需求，即确保留存下来的文件能够满足对业务功能、活动或交易的过程记录和证据要求，包括明确文件保存的时间和方式。可以说，在文件管理体系流程中的鉴定环节，已经成为联系业务活动和识别风险的重要步骤之一。通过文件管理鉴定，可以实现有效管理文件的相关风险、满足合规性要求、通过适宜资源利用提高组织效率等实际作用。
二、对于ISO 30300:2020中的鉴定概念的思考
ISO 30300:2020作为整个ISO/TC46/SC11的基础性术语标准，其对相关术语概念的界定具有国际权威性，也体现出一定的国际共识。此次，ISO 30300:2020对于鉴定概念的增加和重新界定，背后体现的是文件档案管理领域在新的环境和形势下的自我反思与重新定位，必然会引发一定的争议，但是也体现了深刻的文件档案管理思维的变革。
首先，建立文件档案全程连贯一致管理的数字连续性思维。长期以来，不管是国内档案界，还是国际档案界，都试图分离“文件”与“档案”，并且从档案视角将鉴定作为文件管理和档案管理的业务环节区分点，价值鉴定也因此成为档案管理工作的重要基础，可以说，档案价值鉴定理论越发展，文件与档案之间的历史二分法就越加深。但是，此次ISO 30300:2020对于鉴定的重新界定则是在传统档案价值鉴定的基础上赋予其更为宽广的内涵，主要是从文件管理视角弱化传统管理上的业务区分，转而通过对鉴定环节的规范尝试建立起文件档案一体化的管理机制，推进文件档案的全程连贯一致管理，实现数字连续性。在数字时代，电子文件单轨制已经成为必然选择，而在这个推进过程中，在全“轨”基础上建立全程连贯一致管理的管理规范则是必要且迫切的，而ISO 30300:2020本身是在全球数字转型背景下制定的，此次在鉴定概念上的重新界定是其应对转型的重要努力。当然，这种新的概念理解与传统的概念理解之间的冲突与协调可能还需要相当一段时间的缓冲才能形成共识。
其次，推进文件管理与业务管理高度融合与协同发展。ISO 30300:2020将鉴定作为确定文件需求的重要依据，希望通过鉴定环节确保留存下来的文件能够满足对业务功能、活动或交易的过程记录和证据要求，由此可以看出，ISO 30300:2020希望明确和强化文件与业务活动之间的密切联系，推进文件管理与业务管理之间的高度融合。事实上，文件一直以来被认为是作为行动的手段和副产品而产生的，是被动性产物，但是对鉴定工作的强调则是突出了文件管理在推进业务活动上的主动性，希望通过“以鉴定来明确文件需求”这个积极主动的文件管理策略，进而推进业务功能的实现和业务活动的有序进行，最终服务于组织目标的实现。
最后，将风险管理思维方式落实在文件管理的各方面。ISO 30300:2020将传统档案价值鉴定重新界定为文件管理的风险鉴定，实际上就是把风险管理作为文件档案管理过程中最重要的“基本盘”，将其作为组织文件档案管理高质量发展的“生命护栏”。风险就是不确定性，在数字时代，组织的文件档案管理必然面临来自不同层面的各种风险，风险不可能完全杜绝，并且时刻在发生变化，因此风险管理必然关联动态管理和连续性管理。因此，ISO 30300:2020对于鉴定的界定不仅仅侧重于识别和分析，还侧重于监控和评估。在这个意义上，这种风险管理方式是复杂、主动和积极的，并且其目的并不简简单单是为了规避风险，而是力图从这个管理过程中为文件档案管理谋得新的战略定位和发展机遇。
（本文系2019年国家社会科学基金青年项目“数字政府背景下电子文件单轨制管理的数字连续性保障框架研究”的研究成果之一）
原载于《中国档案报》2022年11月14日 总第3907期 第三版
