各部门、各单位：
为确保学校档案的完整性，进一步加强我校档案工作的规范化建设，现请各部门、各单位兼职档案员按照学校档案工作相关规定，及时做好2020年度档案归档工作，具体要求如下：
一、归档范围
参照《安徽医科大学各部门文件材料归档范围与档案保管期限表（2021年修订）》（附件1）。
二、归档时间与要求
1.党政部门及能按年度归档的部门在3月31日前完成归档；科研、基建档案在项目通过鉴定验收两个月后完成归档；各学院、各专业毕业生照片归档时间根据学校教学安排另行通知；各部门、各单位自行出版的图书、报刊、资料应送交一份至数据信息中心（档案馆）备存；我校各项活动中形成的，或者在对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖杯等，原则上送交数据信息中心（档案馆）集中管理。
2.文书材料正文、附件、草稿须正反打印，使用不锈钢订书钉装订（特殊厚文件可不装订）。
3.红头文件采用红头文件纸打印，材料保持齐全完整，按照“正文—附件—拟稿封面—草稿（若无，可不提供）”顺序排列装订。拟稿封面和文件落款加盖章印。纸质档案需同时提交电子版，红头文件要有电子版红头，每份文件电子档正文、拟稿封面、附件存于同一文件夹中并标明。
4.档案移交前须规范填写《安徽医科大学档案材料交接登记表》（附件2），一式两份,归档部门自行留存一份。
5.声像档案归档时须用标签注明拍摄时间、拍摄内容、拍摄单位或个人。实物档案归档时须注明实物形成背景、形成时间、相关人物。
档案工作是高等学校重要的基础性工作。各部门、各单位应增强“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的责任意识，高度重视档案收集与归档工作，指派专人，严格按照归档范围和归档要求，按期完成文件材料的整理、移交工作。
联系人：李涛、张幸媛；电话：65161012。
特此通知。
附件：
附件1：安徽医科大学各部门文书档案归档范围与档案保管期限表（2021年修订）.xls
