关于做好2020年度档案归档工作的通知

发布时间:2021-03-17作者:设置

各部门、各单位:

    确保学校档案的完整性,进一步加强我校档案工作的规范化建设,现请各部门、各单位兼职档案员按照学校档案工作相关规定,及时做好2020年度档案归档工作,具体要求如下:

      一、归档范围

参照《安徽医科大学各部门文件材料归档范围与档案保管期限表(2021年修订)》(附件1)。

二、归档时间与要求

1.党政部门及能按年度归档的部门在331日前完成归档;科研、基建档案在项目通过鉴定验收两个月后完成归档;各学院、各专业毕业生照片归档时间根据学校教学安排另行通知;各部门、各单位自行出版的图书、报刊、资料应送交一份至数据信息中心(档案馆)备存;我校各项活动中形成的,或者在对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖杯等,原则上送交数据信息中心(档案馆集中管理。

2.文书材料正文、附件、草稿须正反打印,使用不锈钢订书钉装订(特殊厚文件可不装订)。

3.红头文件采用红头文件纸打印,材料保持齐全完整,按照“正文—附件—拟稿封面—草稿(若无,可不提供)”顺序排列装订。拟稿封面和文件落款加盖章印。纸质档案需同时提交电子版,红头文件有电子版红头,每份文件电子档正文、拟稿封面、附件存于同一文件夹中并标明。

4.档案移交前须规范填写《安徽医科大学档案材料交接登记表》(附件2),一式两份,归档部门自行留存一份。

5.声像档案归档时须用标签注明拍摄时间、拍摄内容、拍摄单位或个人。实物档案归档时须注明实物形成背景、形成时间、相关人物。

档案工作是高等学校重要的基础性工作。各部门、各单位应增强“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的责任意识,高度重视档案收集与归档工作,指派专人,严格按照归档范围和归档要求,按期完成文件材料的整理、移交工作。

联系人:李涛、张幸媛;电话:65161012。

特此通知。

 

 附件:

附件1:安徽医科大学各部门文书档案归档范围与档案保管期限表(2021年修订).xls

附件2:安徽医科大学文件材料交接登记表.doc


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