安徽医科大学档案馆电子文件异地备份库房管理制度

发布时间:2017-11-14作者:设置

一、为确保档案信息资源安全,确保电子文件的真实性和长期可读,特建立电子文件异地备份库房。

二、为了维护库房管理秩序,保证档案信息的完整与安全,库房钥匙由专人保管,未经允许不得进入库房。

  三、认真做好防高温高湿、防光、防盗、防霉、防虫、防暑、防尘、防有害气体、防震、防雷击工作。加强电源、消防器材管理。库内严禁吸烟、生火、存放易燃易爆物品。库房窗、门要及时关闭上锁。做好对平时温湿度测试和记录,采取有效措施调节库房的温湿度。

四、配备防磁柜。定期将校本部电子档案备份到本库房。定期检查库房内档案的保管情况和可读性,做好检查记录。发现问题及时向领导报告,并进行妥善处理。

五、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

六、建立档案资料、检索工具、设施设备的统计台帐,做到帐物相符。

七、归档电子文件(含载体)的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件,对违反规定造成不良后果者按照相关法律法规追究责任。


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