安徽医科大学档案管理办法

发布时间:2017-11-14作者:设置

  

  

校办字〔2012〕31


  

第一章  总则

第一条  为规范我校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合我校档案工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指我校从事教学、科研、管理以及其他各项活动所直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条  学校档案反映学校创办、建设与发展的全过程。在推动学校教育教学改革深化教育科研创新人才培养模式增强管理效能维护学校权益等方面起着不可替代的参考、借鉴和凭证作用,是支撑学校持续健康发展的基石。因此,档案工作是学校一项重要的基础性工作,学校应加强对档案工作的领导,依法纳入整体发展规划之中。

第四条  我校档案工作实行各类档案集中统一管理制度,维护档案的完整与安全,便于学校各方面利用,任何部门和个人不得将档案据为己有。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案资料的重要机构,其业务接受安徽省教育厅和安徽省档案局的指导、监督与检查。

第二章管理体制、机构设置与人员配备

第五条  学校档案工作由校长领导,分管副校长协助校长负责档案工作,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)积极推进学校档案事业发展。建立健全学校档案馆,使其适应学校办学规模。定期听取档案馆工作汇报,及时研究并解决档案工作中出现的重要问题,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需的设备及经费。

() 研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 校档案馆为副处级独立建制,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动;

(十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第七条 学校档案馆设馆长一名,根据需要可设副馆长一名。馆长、副馆长应当具备以下条件:

(一)热心档案事业,具有高级专业技术职务任职经历;

(二)有较强的组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

(三)年富力强,身体健康。

第八条 学校设立档案工作领导组。由校长任组长,分管校领导任副组长,档案馆及有关职能部门负责人任组员。领导组办公室设在档案馆。领导组负责组织、协调全校档案工作。

第九条 各教学单位、机关各部门、各直属附属医院必须明确一名负责人分管本部门的档案工作,组织本部门相关人员学习、贯彻档案工作法律、法规和方针政策,执行学校档案工作规章制度,督促、检查本部门文件材料归档工作。同时配备一名或数名兼职档案员,具体承办本部门档案的收集、整理、组卷和归档工作。各部门兼职档案人员应当保持相对稳定。

第十条 档案馆应根据学校办学规模配备一定数量的专职档案工作人员。专职档案人员一般应具有国民教育系列本科及以上学历,列入学校事业编制,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

学校对档案人员中的涉密人员,应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准,并根据学校的实际,参照相关标准予以补助。

第三章条件保障

第十三条 学校档案工作所需经费应单独立项,列入学校预算,保证档案工作的需求。

第十四条 档案馆是学校保存和利用档案的专门机构,应提供专用的、符合档案管理要求的库房和设施,对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

涉密档案应存放于专门库房中。声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储发展空间。

第十五条 学校应当设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四章档案管理

第十六条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,提高全校档案工作管理水平。档案工作要与学校各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(教办字〔1987016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999691号)执行。

(十二)人事类:纳入学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912号)执行。

上述归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十八条 学校实行材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向校档案馆移交。

第十九条 归档的纸质文件应质地优良,书绘工整,图文清晰,符合档案保护要求。存档的文件,应当为该份文件的原件或正本,要求使用印刷稿、打印稿或胶印稿,尽量不使用复印件、传真件及蓝印纸复制件等易褪色件。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第二十条 归档时间要求

(一)党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

(二)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

(四)当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年,期满后的次年六月底前连同案卷集中移交归档。

第二十一条 全校各部门和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料,都必须按照规定向学校档案馆移交,任何部门或个人不得据为己有。

对于我校个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式交校档案馆保存,学校将给予适当奖励。

第二十二条 学校有关部门在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、开箱、验收时,必须保留全套文件材料,并会同校档案馆对应归档的文件材料加以审查,及时归档。

第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目,校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交校档案馆保存。

第二十四条 我校各项活动中形成的,或者在对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,原则上由校档案馆集中管理。

第二十五条 校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,应由学校出资收集归档保存。

第二十六条 校档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》,结合学校实际,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满,已失去保存价值的档案,经鉴定并登记造册报学校批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十七条 校档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十八条 校档案馆应加强对涉密档案的管理。未经档案馆馆长批准不得查阅。涉密档案密级的变更和解密,需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十九条 校档案馆安全管理要明确责任,库房环境和设施要达到要求,切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作。

档案馆应当定期对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。未经批准,非本馆(室)人员一律不得进入库房;未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案馆(室);

档案工作如发生突发事件,应立即向分管校领导汇报,并启动《安徽医科大学档案馆应急处置预案》。

第三十条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,并按国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第五章档案的利用与公布

第三十一条 档案馆保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用。对于已经向全校以至社会开放的档案,其他单位或个人需利用时,可持单位介绍信或能证明个人身份的证件,委托查阅人须同时出示本人身份证件,在表明档案利用目的和范围并履行相关登记手续后,方可查阅。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第三十三条 校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。对于重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆馆长批准。

档案馆应当为校内外利用档案创造便利条件,用于学校工作或公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十四条 档案馆应当设立专门的阅览室,并编制检索工具,建立健全档案信息查询系统等,积极主动地为全校师生医护员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第三十五条 档案馆应合理开发档案信息资源,积极开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案,需报请校长批准。

第三十六条 档案馆应采取档案展览、陈列、网站建设等多种形式开展档案宣传工作。

第六章奖励与处罚

第三十七条 学校建立档案工作检查与考核制度,明确各部门和人员的岗位职责。对在档案工作中作出贡献的,成绩突出的单位或个人给予表扬、奖励,对造成档案损失或损坏的单位或个人,依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》,追究相应责任。

第三十八条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的,学校对主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十条 学校原所发的档案工作管理规定与本办法不一致的,以本办法为准。

第四十一条 各直属附属医院、临床医学院的档案管理由其自行负责,在业务上接收校档案馆指导、监督和检查。

第四十二条 本办法解释权在校档案馆。

第四十三条 本办法自印发之日起施行。

  

  



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